Wenn Hotelsoftware Abläufe verlangsamt, wichtige Schnittstellen fehlen oder Mitarbeiter mit dem System nicht sicher arbeiten können, entsteht zusätzlicher Aufwand im täglichen Betrieb.
Die passende Hotelsoftwarelösung richtet sich nach der Größe und Struktur des Hauses, den vorhandenen Prozessen, den benötigten Schnittstellen und den Anforderungen der Mitarbeiter. Kleine Hotels, Pensionen und Gasthöfe benötigen häufig andere Funktionen und Abläufe als größere Häuser oder Hotelgruppen.
Die TH-Experts unterstützen bei der Auswahl, beim Wechsel und bei der Einführung einer Hotelsoftware, die zu Betriebsgröße, Prozessen, Vertriebswegen und tatsächlichen Anforderungen passt.
Eine Softwareentscheidung sollte auf einem klaren Anforderungsprofil beruhen. Funktionen, Schnittstellen und Bedienung müssen zu den betrieblichen Abläufen passen.
Im ersten Schritt erfassen wir gemeinsam die Ausgangslage, die bestehenden Systeme und die gewünschten Veränderungen.
Daraus entsteht ein Anforderungsprofil, das Anbieter vergleichbar macht, Ausschlusskriterien sichtbar macht und die Entscheidung auf die tatsächlichen Abläufe Ihres Betriebs stützt.
Im Erstgespräch klären wir, welche Probleme gelöst, welche Prozesse verbessert und welche Funktionen benötigt werden.
Die Anforderungen werden nach ihrer Bedeutung für den Betrieb geordnet.
Mit unserer eigens dafür entwickelten Wish-Want-Walk-Systematik ordnen wir gewünschte Funktionen, wichtige Anforderungen und klare Ausschlusskriterien. So wird schnell sichtbar, welche Anbieter grundsätzlich passen und welche Lösungen frühzeitig ausscheiden.
Wir strukturieren diesen Prozess, dokumentieren Abweichungen und helfen dabei, Marketingversprechen von tatsächlich vorhandenen und für Ihren Betrieb passenden Funktionen zu trennen.
Auf Basis des Anforderungsprofils werden passende Hotelsoftwareanbieter betrachtet.
Der Vergleich orientiert sich an den vereinbarten Anforderungen des Betriebs.
Wir koordinieren Präsentationen der ausgewählten Anbieter und unterstützen dabei, die gezeigten Funktionen mit den zuvor definierten Anforderungen abzugleichen.
Auf Basis des Anforderungsprofils werden Angebote eingeholt.
Offene Fragen und Abweichungen werden dokumentiert, mit den Anbietern besprochen und in die Entscheidung einbezogen.
Nach der Entscheidung beginnt die Vorbereitung der Einführung. Zeitplanung, Stammdaten, Schnittstellen, Zuständigkeiten und interne Abläufe müssen koordiniert werden.
Die TH-Experts begleiten oder übernehmen nach Vereinbarung einzelne Aufgaben im Implementierungsprozess. Dazu können u. a. die Abstimmung mit dem Anbieter, die Zeitplanung, das System-Setup und die Koordination beteiligter Parteien gehören.
Der konkrete Leistungsumfang wird vor Projektbeginn festgelegt. Klare Zuständigkeiten und ein abgestimmter Zeitplan entlasten den Betrieb und helfen, Daten, Systeme und beteiligte Anbieter bis zur Einführung koordiniert zusammenzuführen.
Eine leistungsfähige Hotelsoftware besteht heute nicht mehr aus einem einzelnen System, sondern aus einer aufeinander abgestimmten Systemlandschaft.
Entscheidend ist nicht die Anzahl der eingesetzten Lösungen, sondern deren Zusammenspiel. Nur wenn Schnittstellen, Prozesse und Anforderungen zueinander passen, entstehen effiziente Abläufe und eine stabile technische Basis für den Hotelbetrieb.
Welche Systeme Ihr Betrieb tatsächlich benötigt, hängt von den vorhandenen Abläufen und Vertriebswegen ab. Die folgenden Bausteine werden deshalb als Teil einer abgestimmten Systemlandschaft betrachtet.
Das Property Management System bildet zentrale Prozesse und Daten des Beherbergungsbetriebs ab.
Dazu gehören unter anderem Reservierungen, Gastdaten, Zimmerkategorien, Raten und Auswertungen.
Je nach System bestehen Schnittstellen zu weiteren Anwendungen.
Ein Channelmanager unterstützt bei der zentralen Steuerung angebundener Vertriebskanäle.
Eine Internet Booking Engine ermöglicht Direktbuchungen über die Hotelwebsite.
Beide Systeme müssen mit der vorhandenen Hotelsoftware und den Vertriebswegen abgestimmt werden.
Weitere Unterstützung zur Abstimmung von Vertriebskanälen und Systemen finden Sie in unserer Hotel Distributionsberatung.
Softwarelösungen für Gästekommunikation und Bewertungsmanagement unterstützen bei Nachrichten vor und nach dem Aufenthalt sowie bei der Bearbeitung von Buchungsanfragen.
Korrespondenz- und Angebotsmanager, Messengerdienste, Chatbots und Newsletter gehören unter anderem dazu. Entscheidend ist, ob die Lösung zu den bestehenden Abläufen passt.
Für den praktischen Umgang mit Gästebewertungen bieten wir zusätzlich das Seminar Bewertungsportale an.
Payment-Lösungen unterstützen bei Vorauszahlungen und weiteren digitalen Bezahlvorgängen.
Bei der Auswahl sind Schnittstellen, Prozesse und Anforderungen an die Sicherheit der Zahlungsdaten zu berücksichtigen.
Je nach Hotelkonzept und Betriebsgröße können weitere Systeme sinnvoll sein.
Dazu gehören Schnittstellen u. a. zur Finanzbuchhaltung, Debitorenmanagement, Energiemanagement und Telefonanlagen.
Je nach Betrieb können unter anderem Schließsysteme, Online-Check-in, Kiosklösungen, Gutscheintools, Revenue-Management-Systeme, Restaurantkassen oder digitale Gästemappen relevant sein.
Ziel ist eine abgestimmte Systemlandschaft mit möglichst wenig manuellen Doppelschritten.
Sie müssen zu Beginn noch keine vollständige Anforderungsliste vorlegen. Im kostenfreien Erstgespräch schildern Sie die aktuelle Situation, die geplante Veränderung und die wichtigsten Probleme.
Daraus leiten wir den sinnvollen Umfang der Bedarfsanalyse und die nächsten Schritte ab. Nach der Beauftragung werden die Anforderungen zusammengefasst, geeignete Anbieter verglichen und die nächsten Schritte strukturiert vorbereitet.
Wie die Zusammenarbeit vom Erstgespräch bis zum Projektabschluss abläuft, erfahren Sie unter “so arbeiten wir”.
Unsere Hotelsoftware-Beratung begleitet Sie bei den vereinbarten Schritten bis zum Go-Live.
Eine Beratung ist sinnvoll, wenn ein neues System eingeführt, eine bestehende Hotelsoftware ersetzt oder die vorhandene Systemlandschaft überprüft bzw. ergänzt werden soll.
Die Auswahl orientiert sich am Anforderungsprofil, an den betrieblichen Abläufen, an der vorhandener Hotelsoftware und am Budget des Auftraggebers.
Geeignete Anbieter werden anhand der vereinbarten Kriterien verglichen.
Ja. Je nach Vereinbarung unterstützen oder übernehmen die TH-Experts Aufgaben bei Planung, Abstimmung, Stammdaten, Setup und Koordination.
Das PMS (Property Management System) bildet zentrale Reservierungs-, Gast- und Zimmerprozesse des Beherbergungsbetriebs ab und kann über Schnittstellen mit weiteren Systemen wie z. B. einem Channelmanager verbunden werden.
Das PMS verwaltet zentrale Betriebs- und Reservierungsdaten. Der Channelmanager steuert angebundene Vertriebskanäle. Die IBE ermöglicht Direktbuchungen über die Hotelwebsite.
Die Systeme sollten über geeignete Schnittstellen miteinander verbunden werden, um den manuellen Arbeitsaufwand möglichst gering zu halten.
Ja. Die Anforderungen werden an Betriebsgröße, Betriebsform, vorhandene Abläufe und benötigte Funktionen angepasst.
Die Zusammenarbeit beginnt mit einem kostenfreien Erstgespräch. In diesem Gespräch werden Ausgangslage, Ziele und Unterstützungsbedarf geklärt.
Beschreiben Sie kurz, welches System Sie heute nutzen, welche Veränderung geplant ist und wo aktuell Probleme bestehen.
Im kostenfreien Erstgespräch klären wir den sinnvollen nächsten Schritt.
Besprechen Sie Ihr Hotelsoftware-Projekt mit uns!
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