Abgaben im Hotelalltag effizient und digital umsetzen.
Die Einführung von CityTax, Kurtaxe oder Bettensteuer stellt viele Gastgeber vor operative und digitale Herausforderungen. Unterschiedliche Regelungen je nach Stadt oder Gemeinde, komplexe Nachweispflichten und fehlende digitale Prozesse führen häufig zu Unsicherheiten im Team und zu unnötigem Mehraufwand.
Was sind CityTax, Kurtaxe und Bettensteuer?
CityTax ist eine kommunale Abgabe, die in vielen Städten für private Übernachtungen erhoben wird. Sie dient der Finanzierung touristischer Infrastruktur und wird pro Gast und Nacht berechnet.
Kurtaxe ist vor allem in Kur‑ und Erholungsorten verbreitet. Sie wird ebenfalls pro Person und Nacht erhoben und finanziert lokale Gesundheits‑ und Erholungsangebote.
Bettensteuer (oft auch „Beherbergungssteuer“ oder „Kulturabgabesteuer” genannt) ist eine kommunale Steuer auf entgeltliche Übernachtungen. Sie betrifft häufig Großstädte und wird prozentual auf den Übernachtungspreis (ohne Frühstück) oder mit einem festen Wert berechnet.
Welche Pflichten haben Hotels und Beherberungsbetriebe?
Erhebung & Abrechnung
Alle Beherbergungsbetriebe müssen die Abgabe korrekt berechnen, einziehen und fristgerecht an die Kommune abführen.
Dokumentationspflichten
Je nach Kommune müssen unterschiedliche Informationen erfasst und ggf. nachgewiesen werden:
- ob der Aufenthalt privat oder beruflich ist
- ob Befreiungsgründe vorliegen
- wie viele Gäste (Personen) betroffen sind
Aufbewahrungspflichten
Nachweise müssen oft mehrere Jahre archiviert werden (digital oder analog).
Die größten Herausforderungen für Hotels:
Unterschiedliche Regelungen
Jede Stadt hat eigene Vorgaben, Formulare und Berechnungsmethoden. Das erschwert standardisierte Prozesse.
Manuelle Abläufe
Papierformulare, Excel‑Listen und handschriftliche Unterschriften führen zu:
- Fehlern
- Zeitverlust
- fehlender Transparenz
- Stress im Front Office
Hinzu kommt, dass in vielen Kommunen manuelle Prozesse nicht erlaubt sind oder nur unter bestimmten Voraussetzungen als Ausnahme gewährt werden.
Fehlende PMS‑Integration
Viele Property‑Management‑Systeme (=Hotelsoftware) haben keine Schnittstelle zum vorgegebenen Meldesystem. Das führt zu Insellösungen und Mehrarbeit.
Schulungsbedarf im Team
Neue Regeln bedeuten neue Abläufe und ohne klare Schulung des Teams entstehen Unsicherheiten.
Digitale Umsetzung - so gelingt die Abgabe effizient:
Digitale Formulare & Workflows
Digitale Erfassungstools ermöglichen:
- automatische Berechnung
- direkte Übertragung ins Meldesystem der Kommune
- weniger Fehler und damit weniger Papier
Integration ins PMS
Eine saubere Integration sorgt dafür, dass…
- Abgaben automatisch und korrekt berechnet werden
- Befreiungen korrekt erfasst werden
- Reports bzw. eine Datenübertragung für die Kommune auf Knopfdruck verfügbar sind
Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Schulung & klare Rollenverteilung
Ein digitaler Prozess funktioniert nur, wenn das Team weiß:
- wer prüft?
- wer dokumentiert?
- wer korrigiert?
- wer meldet?
Best Practices aus unserem Alltag:
1. Standardisierte Prozesse schaffen
Einheitliche Abläufe reduzieren Fehler und erleichtern Schulungen.
2. Klare Kommunikation mit den Verantwortlichen der Stadt, Kommune oder Kurverwaltung
Klären welche Angaben benötigt werden, welche Software angebunden werden muss und wie die Daten übermittelt werden.
3. Digitale Tools konsequent nutzen
Digitale Lösungen sparen Zeit und schaffen Transparenz - besonders bei Befreiungen und Nachweisen.
4. PMS‑Integration priorisieren
Die Abgabe sollte nicht „nebenbei“ laufen, sondern Teil des Kernsystems sein.
5. Team regelmäßig schulen
Regeländerungen kommen häufig, das Team muss vorbereitet sein.
6. Externe Expertise nutzen
Viele Hotels profitieren von professioneller Unterstützung, um Prozesse sauber aufzusetzen und Fehler zu vermeiden.
Als Ihr Hotelberater begleiten wir Sie bei der digitalen Umsetzung von CityTax, Kurtaxe und Bettensteuer. Unser Ansatz:
- Analyse bestehender Prozesse
- Auswahl geeigneter digitaler Lösungen
- Erstellung klarer Workflows
- Begleitung bis zur vollständigen Implementierung
Das Ergebnis: weniger Aufwand, weniger Fehler, mehr Sicherheit im Team.
Häufige Fragen zur CityTax, Kurtaxe & Bettensteuer:
Müssen die Abgaben für jeden Gast erheben?
Das ist unterschiedlich und in der jeweiligen Verordnung definiert. Viele Städte erheben sie z.B. nur für private Aufenthalte.
Müssen die Abgaben in die Zimmerpreise eingepreist werden?
In der Regel nicht, da diese vor Ort erhoben werden. Wenn diese eingepreist werden, dann sind die Übernachtungspreise automatisch teuerer,
was negativ für den Wettbewerb sein kann und bei Portalbuchungen fallen auch hierfür Kommissionen an.
Wie unterscheiden sich CityTax, Kurtaxe und Bettensteuer?
- CityTax: städtische Abgabe für private und/oder geschäftliche Übernachtungen
- Kurtaxe: Abgabe in Kur‑ und Erholungsorten
- Bettensteuer: kommunale Steuer auf entgeltliche Übernachtungen
Welche Gäste sind befreit?
Oft berufliche Reisende, Schülergruppen oder medizinische Aufenthalte, jeweils abhängig von der Kommune.
Wie lange müssen Hotels Nachweise aufbewahren?
In der Regel mehrere Jahre. Die genaue Dauer variiert auch hier je nach Kommune.
Lohnt sich die Digitalisierung wirklich?
Ja. Hotels sparen Zeit, reduzieren Fehler und erfüllen ihre Pflichten deutlich effizienter.
Was passiert bei falscher Abrechnung?
Es drohen Nachzahlungen, Bußgelder oder Prüfungen durch die Kommune.
Unsere Tipps und Informationen sind sorgfältig recherchiert aber trotzdem sehr allgemein gehalten. Jede Kommune legt bei diesem Thema eigene Regeln zugrunde.
Wenn Sie die Abwicklung von CityTax, Kurtaxe und Bettensteuer vereinfachen und digitalisieren möchten, begleiten die TH-Experts Sie gerne als verlässlicher Partner auf diesem Weg. Sprechen Sie uns an.
