Hotelsoftware: Wie Sie den Ärger beim Kauf erheblich verringern
Unsere Erfahrungen zeigen, dass viele Entscheidungsträger beim Erwerb von Hotelsoftware häufig vermeidbare Fehlentscheidungen treffen, die sie mit den entsprechenden Informationen im Vorfeld hätten verhindern können.
Tipp 1: Benutzerfreundlichkeit im Fokus
Eine benutzerfreundliche Hotelsoftware ist unerlässlich. Alle Funktionen sollten intuitiv und leicht verständlich sein, um die tägliche Arbeit zu erleichtern.
Denken Sie daran, dass Sie und Ihre Mitarbeiter täglich mit dieser Software arbeiten werden. Eine veraltete Optik mit grauen Fenstern und uninspirierten Bedienfeldern, die an die 1990er Jahre erinnert, kann die Motivation und Effizienz der Mitarbeiter beeinträchtigen. Achten Sie daher darauf, dass das Design modern und ansprechend ist, um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Tipp 2: Umgang mit komplexen Abläufen
Standardprozesse reichen oft nicht aus, um alle Anforderungen im Hotelalltag zu erfüllen. Daher ist es entscheidend, wie die Software mit komplexen Abläufen umgeht. Möglicherweise möchten Sie bestimmte Leistungen nach Arrangements, Gästen oder Zeiträumen aufteilen. Für kleinere Betriebe empfiehlt es sich, eine spezialisierte Hotelsoftware zu wählen, die auf die spezifischen Abläufe kleinerer Hotels zugeschnitten ist.
Die Flexibilität der Software zeigt sich besonders bei der Handhabung komplexer Prozesse. Wenn die Lösung alle notwendigen Funktionen bietet, können Sie Ihre Abläufe optimieren, Zeit sparen, einfacher und zuverlässiger organisieren.
Tipp 3: Passgenauigkeit der Software zu Ihrem Hotel
Verfügt die in Betracht gezogene Hotelsoftware tatsächlich über alle Funktionen, die für Ihren täglichen Betrieb von Bedeutung sind?
Ein reibungslos ablaufender Buchungsprozess ist unerlässlich. Dabei sind Flexibilität und eine benutzerfreundliche Dateneingabe entscheidend, um Ihre Mitarbeiter nicht unnötig zu belasten. Insbesondere wenn Sie mit anspruchsvollen Gästen arbeiten, ist es wichtig, Buchungsfehler zu vermeiden.
Jedes Hotel hat individuelle Abläufe und somit spezifische Anforderungen an die Software. Ob Sie ein Urlaubs-, Wellness-, Stadt- oder Tagungshotel führen – die wenigsten Softwarelösungen können alle Bedürfnisse umfassend abdecken. Eine gewisse Spezialisierung kann jedoch von Vorteil sein und dazu beitragen, die jeweiligen Aufgaben effizienter zu lösen.
Daher sollten Sie bei der Auswahl (Beispiel Channelmanager) besonders sorgfältig vorgehen. Auch die Größe Ihres Hotels spielt eine wichtige Rolle: Ein kleines Hotel mit wenigen Zimmern hat andere Anforderungen als ein großes Hotel, das hunderte Gäste beherbergt.
Tipp 4: Laufende Kosten
Software, die zunächst kostengünstig erscheint, kann sich schnell als teure Fehlinvestition herausstellen. Dies geschieht oft, wenn der Anbieter beispielsweise die Preise erhöht. Bei Abonnementmodellen ist eine langfristige finanzielle Planung schwierig, da der Hersteller jederzeit die Preise anpassen kann. So können die anfänglich niedrigen monatlichen oder jährlichen Kosten zu einer unerwarteten finanziellen Belastung werden.
Sobald ein System in Ihrem Hotel implementiert ist, gestaltet sich ein Wechsel als herausfordernd, besonders während des laufenden Betriebs. Bei steigenden Gebühren sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, sofort zu einer anderen Lösung zu wechseln. Achten Sie daher auf Anbieter mit stabilen Gebührenstrukturen oder solchen, die potenzielle Preiserhöhungen klar im Angebot kommunizieren.
Tipp 5: Verfügbarkeit des Supports
Bei Fragen zur Bedienung, Installation oder Wartung der Hotelsoftware können jederzeit Unsicherheiten auftreten. Daher ist es entscheidend, einen kompetenten Ansprechpartner beim Anbieter zu haben. Ist der Support nur schwer erreichbar, kann der Nutzen der Software erheblich eingeschränkt werden. Zudem kommt es häufig vor, dass der Support ins Ausland verlagert wurde, sodass man zwar eine deutsche Telefonnummer wählt, der Ansprechpartner jedoch nur Englisch spricht. Informieren Sie sich daher vor dem Kauf über die Erreichbarkeit und Sprachkompetenz des Supports.
Tipp 6: Manuelle Pflege von Preisen und Verfügbarkeiten vermeiden
Eine leistungsfähige Hotelsoftware sollte sicherstellen, dass aktuelle Preise und Verfügbarkeiten stets verfügbar sind. Hierbei spielt ein effektiver Channelmanager eine zentrale Rolle, der die Anbindung an verschiedene Onlineportale wie z.B. Booking übernimmt. Die Synchronisation zwischen den unterschiedlichen Plattformen muss jederzeit reibungslos funktionieren. Der Channelmanager überträgt alle relevanten Informationen, einschließlich Preise, Verfügbarkeiten und weitere Inhalte, die für Ihr Hotel von Bedeutung sind.
Es ist entscheidend, eine Software zu wählen, die in diesem kritischen Bereich keine Schwächen aufweist. Eine optimale Sichtbarkeit in der Online-Welt ist für Ihr Hotel unerlässlich. Daher ist ein zuverlässiger Channelmanager eine unverzichtbare Funktion Ihrer Hotelsoftware.
Holen Sie sich Unterstützung dazu - jemand der Hotelabläufe kennt und die Anbietersprache spricht
Die Auswahl an Anbietern für Hotelsoftware ist sehr vielfältig, was den Vergleich der verschiedenen Lösungen vor dem Kauf erschwert. Immer wieder erleben die TH-Experts, dass Kunden, die gerade eine neue Hotelsoftware erworben haben, mit ihrer Wahl unzufrieden sind. Dies geschieht häufig trotz intensiver Recherche.
Um sicherzustellen, dass Sie eine Hotelsoftware wählen, die optimal zu Ihrem Betrieb passt, empfehlen wir Ihnen unseren Workshop zur Unterstützung der Auswahl einer Hotelsoftware.
Beschäftigen Sie sich mit sich selbst - es lohnt sich!
Gemeinsam analysieren wir Ihre Anforderungen, Wünsche und Fragen im Detail. Schritt für Schritt beleuchten wir typische Hotelabläufe, Schnittstellenanforderungen und weitere Aspekte, um die ideale Lösung für Ihr Hotel zu finden. Wir hinterfragen Arbeitsabläufe und berücksichtigen alltägliche Arbeitsabläufe, die niemand auf dem Schirm hat. Wir erstellen zusammen Ihre WWW-Liste (Wish-Want-Walk Liste).
Wish = was wünschen wir uns von der Software?
Want = was benötigen wir in jedem Fall von der Software?
Walk = was ist die Kirsche auf der Sahnetorte?
Unsere Erfahrungen zeigt, dass beim Erwerb von Hotelsoftware häufig vermeidbare Fehlentscheidungen getroffen werden, die mit den entsprechenden Informationen im Vorfeld hätten verhindern werden können.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, dann kontatieren Sie uns.
