Es gibt viele Dinge die für die Operative im Hotel vorbereitet sein wollen. Doch wo anfangen und wo aufhören?
Sicher gibt es Unterschiede zwischen klassischen Stadt- und Landhotels, aber auch mit oder ohne Restaurant, Wellness und Tagungsräume gibt es Unterschiede. Doch ein paar Dinge sollten alle berücksichtigen. Schauen wir uns diese näher an:
Optimale Vorbereitung auf das neue Jahr: Checkliste mit 5 Tipps für den Jahresendspurt und eine erfolgreiche Umsatzplanung:
- Bin ich für das nächste Jahr überhaupt buchbar?
Preise werden i.d.R. nicht automatisch für das Folgejahr verlängert oder hinterlegt, da nicht alle Systeme mit sogenannten “Rolling Rates“ oder/und „Rolling availabiities“ arbeiten. Einfach übersetzt heißt das „Rollierende Preise“ und „Rollierende Verfügbarkeiten“. Damit dies funktioniert, muss das System (PMS und Channelmanger) die Funktion überhaupt haben und zum anderen müssen Preise & Verfügbarkeiten für diesen Zeitraum gepflegt sein.
- Medienplan (auch Marketingplan genannt) ist erstellt
Was ist das? In diesem Plan werden alle Veranstaltungen in der Stadt und des eigenen Betriebes hinterlegt die für das Haus relevant sind. Außerdem kann man hier die Ferien, Feiertage, Brückentage, Saisonzeiten eintragen, aber auch wenn z.B. das Hotel exklusiv für eine Veranstaltung gebucht ist.
Wenn man Angebotspreise z.B. bei Vertriebspartnern oder in Social Media, Zeitungen etc. schaltet, kann man diese hier ebenso hinterlegen. Der Vorteil ist, man hat alles im Blick, sieht welche Aktionen sich abwechseln und wann man vielleicht besser keine Aktion macht, da durch Messen oder ähnliches der gewünschte Effekt ausbleiben würde.
- Content-Check
Content = Inhalt. Es ist immer gut, mindestens einmal jährlich den Content auf der eigenen Webseite und bei den Vertriebspartnern zu prüfen und zu aktualisieren.
Warum? Es kommen immer wieder neue Möglichkeiten hinzu über die man nicht direkt informiert wurde oder die im täglichen Business einfach untergegangen sind. Außerdem sollte man auch immer die online Darstellung prüfen.
- Aktionen
Welche Aktionen im Haus sind geplant? Das kann von Aktionswochen, Tag der Offenen Tür, Kampagnen, Newsletter so einiges sein. Ist genug Vorlaufzeit für die Planung eingeplant?
- Lizenzen, Laufzeiten, Verträge, Vereinbarungen etc.
Ist man mit der aktuell eingesetzten Hotelsoftware noch zufrieden? Dann hilft es die Laufzeiten der Lizenzverträge im Blick zu halten und sich rechtzeitig um Alternativen zu kümmern. Von der Suche nach dem neuen Provider, bis zur Umstellung kann je nach Größe und Umfang, schon einmal ein Jahr oder länger ins Land gehen.
Vertragslaufzeiten mit Vertriebspartnern: Welche können und sollen verlängert oder ggf.neu verhandelt werden im Folgejahr?
Was kann man jetzt noch last minute tun?
Auch wenn die Zeit gefühlt nur noch rennt und man nicht weiß, wo einem der Kopf steht und was man alles noch tun muss für das Folgejahr. So, gilt es jetzt einen kühlen Kopf bewahren und Step by Step die Schritte für’s Folgejahr abarbeiten.
Last Minute oder Hotlist?
- Preise und Verfügbarkeiten sicherstellen. Denn ohne das eine oder andere sind keine Buchungen möglich. Wichtig immer alle Kanäle beachten. Also die IBE (Internet Booking Engine) für die Direktbuchungen über die eigene Hotelwebseite, aber auch andere Vertriebskanäle wie die OTA’s (Online Travel Agency). Hilfreich ist in diesem Fall ein Channelmanager, da man die Pflege der Preise dann nur an 1 zentralen Stelle vornehmen muss und nur sicherstellen muss, dass diese mit den Verfügbarkeiten auch übertragen werden.
TIPP: Testbuchungen machen. So kann man schnell herausfinden ob es auch geklappt hat - Sind alle Anfragen bearbeitet? Denn ohne Angebot oder Bestätigung kommen die Gäste nicht
- Liegen Vertragsanfragen zur Verlängerung oder Neuabschlüsse auf dem Tisch? Dann nicht’s wie ran. So lange auch diese nicht finalisiert sind, können die Partner für das Folgejahr kein Geschäft im Haus generieren.
Wenn die Hotlist in Arbeit oder abgeschlossen ist, dann ist schon mal das Wichtigste und Notwendigste für die Operative im Folgejahr gemacht. Dann kann man sich die anderen genannten Punkte näher ansehen und in Angriff nehmen.
Für all diese Punkte ist Zeit und Geduld erforderlich. Die Umsatzplanung im Jahresendspurt sollte allerdings nicht unterschätzt werden.
Wer davon wenig oder gar nichts hat, meldet sich bei den Beratern der TH-Experts. Wir stehen an Ihrer Seite und übernehmen viele der o.g. Punkte für Sie. Hilfe ist nur einen Anruf von Ihnen entfernt.
